Compras, Servicios
La gestión económica de todos los gastos de la Universidad se tramita a través del sistema Universitas XXI Económico. Este sistema tiene diferentes módulos, en concreto los módulos utilizados para la gestión de gastos son:
- Justificantes de gasto (registro de facturas y similar).
- Docuconta (elaboración de documentos contables).
¿Vas a adquirir un bien o contratar algún servicio por valor inferior a 5.000 € (sin IVA)?
En estos casos puedes utilizar un procedimiento Asimilado a Caja Fija, con el fin de agilizar la tramitación, realizando los siguientes pasos:
- Recuperar la factura electrónica en el módulo Justificantes de Gasto (en caso de factura en papel (pdf) tendremos que registrarla en dicho módulo).
- Dar conformidad electrónica a la factura que emite la empresa contratada.
- Generar el documento contable si tu Servicio/Departamento tiene una Unidad Tramitadora asignada.
Todos los expedientes tramitados por esta vía se pagarán en un plazo inferior a una semana desde su validación por la Oficina Económica correspondiente.
¿Vas a adquirir un bien o contratar algún servicio por valor inferior a 15.000 € (sin IVA)?
En este caso tienes que iniciar un procedimiento desde la Sede Electrónica conocido como Contrato Menor, salvo en los siguientes casos:
- Compras o servicios con empresas concertadas ().
- Compras o servicios de importe menor a 5.000 € sin IVA por el procedimiento Asimilado a Caja Fija.
Este proceso se realiza mediante los siguientes pasos:
1. Tener mínimo tres ofertas distintas y realizar la contratación con una de ellas.
Para ello, disponemos de un procedimiento electrónico a través del cual se genera el documento con los datos necesarios para formalizar la contratación (Resolución de contratación menor) y se adjuntan 3 ofertas. Puedes acceder desde el siguiente enlace:
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2. Una vez realizado el paso anterior, la empresa contratada tendrá que presentar la factura electrónica del bien adquirido o del servicio prestado a través de FACe (en casos excepcionales se podrá presentar en papel a través del Registro de la Universidad).
NOTA: Para facilitar a las empresas la tramitación de las facturas electrónicas, previamente se les tendrá que facilitar el código de Unidad Tramitadora FACe correspondiente. .
3. Una vez recibida la factura tendremos que:
3.1. Recuperar la factura electrónica en el módulo Justificantes de Gasto e imputar el gasto (en caso de factura en papel (pdf) se registrará previamente en dicho módulo)
3.2. Dar Conformidad a la factura que emite la empresa contratada, electrónicamente desde el propio Justificante de Gasto, o través del siguiente formulario:
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4. Subir la siguiente Documentación:
- La factura en pdf firmada por el responsable (en caso de NO ser factura electrónica)
- El documento de Conformidad con la factura (si no se hace electrónicamente).
- Acta de inventario cuando proceda según el siguiente formulario.
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